請求書に押す角印の作り方｜会社の電子印鑑をブラウザだけで無料作成
請求書を作ったら、角印の場所が空いていた
請求書のひな形を作り終えて、最後に見直したときのことです。会社名の横に、四角い印鑑を押すスペースがぽっかり空いている。そんな経験はありませんか。
紙で出していたころは、ハンコを朱肉につけて押せば済みました。でも今は、請求書をPDFにしてメールで送ることが増えています。そのたびに印刷して、押して、スキャンし直すのは正直めんどうですよね。
そこで便利なのが、画像で作った角印です。一度作っておけば、請求書のファイルに貼るだけで済みます。この記事では、その角印をブラウザだけで作るやり方と、使うときに気をつけたいことをまとめました。
そもそも角印ってどんなハンコ？
会社で使うハンコには、いくつか種類があります。その中で、四角い形をしていて、会社名が彫られているものを角印と呼びます。
角印は「この書類はうちの会社が出したものです」と示すために押されることが多いハンコです。請求書や見積書、納品書など、取引先に渡す書類でよく見かけます。
丸い形の代表者印とは役割が違います。代表者印は契約書など、大事な場面で使うものです。一方の角印は、ふだんの書類に気軽に押すもの。そう考えると分かりやすいです。
請求書に角印は必ず押さないといけない？
実は、請求書に印鑑を押すことは、法律で決められているわけではありません。角印がなくても、請求書としての役目は果たせます。
それでも押す人が多いのは、受け取る側の安心感のためです。会社名の上に角印があると、きちんとした書類に見えます。取引先から「角印を押してください」と頼まれることもあります。
なので、あると助かる場面が多いもの、くらいに考えておくとよいです。特に新しい取引先と付き合いはじめるときは、用意しておくと話がスムーズに進みます。
ブラウザで角印を作るメリット
電子の角印を作る方法はいろいろあります。その中でブラウザで作るやり方をおすすめするのは、次のような理由からです。
- ソフトを入れなくても、今のパソコンですぐ作れる
- 無料で、何度でも作り直せる
- 入力した会社名などがサーバーに送られない
気にしておきたいのは三つ目です。会社の印影は、その会社を表す大事なものです。どこか知らない場所に保存されるのは、あまり気持ちのいいものではありませんよね。
benri-kit.com のツールは、処理がすべてあなたのブラウザの中で完結します。入力した文字も、できあがった画像も、外に送られることはありません。会社の印影を作るなら、ここは大事にしたいところです。
角印を作ってみましょう
では、実際に作っていきましょう。電子印鑑メーカーの角印のタブを開くと、見本の会社名が入った状態で表示されます。まずはその見本を見て、どんな仕上がりになるのか確かめてみてください。
やり方はかんたんです。
- 角印のタブが開いていることを確かめる
- 見本の会社名を消して、あなたの会社名を入れる
- できあがりの見た目を確かめて、文字の並びや大きさを整える
- 気に入った形になったら、画像として保存する
会社名は、登記している正式な名前で入れるのが基本です。株式会社が前につくのか後ろにつくのか、ここは意外と間違えやすいところです。名刺やホームページの表記と見比べておくと安心です。
角印は「株式会社〇〇之印」のように、最後に「之印」や「印」をつけるのがよく見る形です。ただ、これも決まりではありません。今使っている紙の角印があるなら、それに合わせるのが一番自然です。
文字数が多いときのコツ
会社名が長いと、四角の中に文字がぎゅうぎゅうに詰まってしまいます。そんなときは、できあがりを少し縮めて見てみてください。
請求書の上では、角印はわりと小さく表示されます。画面いっぱいで見るときれいでも、縮めると文字がつぶれて読めないことがあります。実際に貼る大きさで読めるかどうか。ここを基準にすると失敗しにくいです。
請求書のどこに角印を置く？
作った角印は、請求書の発行者の欄に置きます。あなたの会社名や住所が書いてあるあたりです。
よく見かけるのは、会社名の最後の文字に少し重なるように置く形です。紙のハンコでも、文字にかぶせて押すことが多いですよね。重ねることで、あとから別の名前に差し替えにくくなる、という考え方からきています。
貼り方は、使っているソフトによって変わります。多くの文書作成ソフトや表計算ソフトには、画像を挿入する機能があります。保存した角印の画像を挿入して、位置と大きさを合わせればできあがりです。
このとき、画像を文字の後ろではなく前に出しておくと、文字に重ねて置けます。背景が透けていない画像だと、下の文字が隠れてしまうこともあります。貼ったあとに一度、全体を見直してみてください。
使うときに気をつけたいこと
画像の角印はとても便利です。ただ、そのぶん気をつけたいこともあります。
画像はコピーされやすい
画像の角印は、誰でもかんたんにコピーできてしまいます。紙のハンコのように、引き出しにしまっておけば安心、というわけにはいきません。
なので、保存したファイルの置き場所には気を配りましょう。共有フォルダに置きっぱなしにしない。社外の人に画像そのものを渡さない。このくらいを決めておくだけでも、ぐっと安心になります。
送るときはPDFにする
請求書を送るときは、文書作成ソフトのファイルのまま送るのは避けたいところです。相手の画面で角印の位置がずれたり、画像を取り出されたりすることがあるからです。
PDFにしてから送れば、見た目がそのまま相手に届きます。最近は請求書をPDFで送るのが当たり前になってきているので、相手にとっても受け取りやすい形です。
大事な契約には使わない
画像の角印は、ふだんの書類に使うためのものです。契約書のように、会社としての重い約束をする書類には向いていません。
そういった書類は、取引先や社内のルールに合わせて対応しましょう。請求書や見積書など、日々のやりとりに使う。そう割り切って使うと、便利さを素直に活かせます。
まずは一つ作って、手元に置いておこう
角印は、請求書を出すたびに必要になるものです。一度作っておけば、あとは貼るだけ。印刷とスキャンを行ったり来たりする手間から解放されます。
ブラウザだけで作れて、会社名などの情報が外に送られることもありません。気に入らなければ何度でも作り直せます。まずは見本を自分の会社名に入れ替えるところから、気軽に試してみてください。
次に請求書を作るときには、空いていたあのスペースに、すっと角印が収まっているはずです。