日付印（データ印）を電子で作る方法｜部署名・日付・名前の三段をきれいに収めるコツ

書類が紙だったころは、机の引き出しから日付印を出して、ポンと押せば終わりでした。ところが最近は、回ってくる書類の多くがPDFやExcelです。上司から「確認したら印を押して戻して」と言われて、手が止まった経験はありませんか。

印刷して押して、スキャンして戻す。これでも間に合います。でも毎回やるのは正直つらいですよね。そこで役に立つのが、電子の日付印です。一度作り方を覚えれば、数分で用意できます。

日付印ってどんなハンコ？

日付印は、丸い枠の中が三段に分かれたハンコです。上の段に部署名や会社名、真ん中に日付、下の段に名前が入ります。データ印やデータネーム印と呼ばれることもあります。

ふつうの認印との違いは、真ん中に日付が入ることです。だれが確認したかに加えて、いつ確認したかも一目で分かります。そのため、社内の回覧や承認、書類の受付などでよく使われています。

電子の日付印も、見た目の考え方は同じです。三段の丸い印影を画像として作り、それを書類に貼ります。

作る前に決めておく3つのこと

いきなり作り始めるより、先に中身を決めておくと早く終わります。決めるのは次の3つです。

• 上の段に入れる文字（部署名か会社名か）
• 真ん中の日付の書き方
• 下の段に入れる名前

上の段は短めがきれい

上の段は、丸い枠の弧に沿った狭いスペースです。長い部署名を入れると、文字がぎゅっと詰まって読みにくくなります。

たとえば「営業本部第二営業部」なら「営業二部」のように、社内で通じる短い呼び方にすると収まりがよくなります。迷ったら、紙の日付印で使っている表記に合わせておくのが無難です。

日付の書き方は社内に合わせる

日付の書き方にはいくつかの流儀があります。よく見かけるのは次のような形です。

どれが正しいということはありません。ただ、同じ書類の中で人によって書き方がバラバラだと、少し読みにくくなります。周りの人の印を一度見て、合わせておくと安心です。

名前は苗字だけでも十分

下の段も、上の段と同じく弧に沿った狭いスペースです。紙の日付印では苗字だけを入れることが多いので、電子でも苗字だけで十分です。同じ部署に同じ苗字の人がいる場合だけ、名前の一文字を足すなどして見分けがつくようにしましょう。

電子の日付印の作り方

中身が決まったら、あとは入力するだけです。benri-kitの電子印鑑メーカーにある日付印のタブを開くと、見本の部署名と名前が入った状態で表示されます。これを自分の内容に書き換えていきます。

1. 日付印のタブが開いていることを確かめます。
2. 上の段の欄に、決めておいた部署名や会社名を入れます。
3. 真ん中の日付が、押したい日付と書き方になっているか確かめます。
4. 下の段の欄に、自分の名前を入れます。
5. 仕上がりを見て、文字が詰まりすぎていないか確かめます。
6. 問題なければ、画像として保存します。

入力した内容は、その場で見た目に反映されます。何度でも書き直せるので、気軽に試してみてください。

きれいに仕上げるコツ

作ってみて「なんだか窮屈だな」と感じたら、たいていは文字数が原因です。上の段か下の段の文字を一文字でも減らすと、見違えるほどすっきりします。

もうひとつのコツは、貼ったときの大きさを意識することです。小さく縮めて貼ると、細い線や画数の多い漢字がつぶれて読めなくなりがちです。書類の押印欄の大きさを思い浮かべて、そのサイズでも読めるかどうかを見ておきましょう。

名前にむずかしい漢字が入る人は、とくに気をつけたいところです。縮めたときに読めるか、一度書類に貼って確かめておくと失敗がありません。

PDFやExcelに貼るときのこと

保存した日付印は、画像として書類に貼ります。PDFなら画像を差し込める編集ソフトで、Excelなら画像の挿入で、押印欄の上に置いてください。

ここで忘れがちなのが、日付印は名前の印と違って中身が毎日変わるという点です。昨日作った印を今日の書類に貼ると、確認した日がずれてしまいます。押す日ごとに日付を確かめて作り直すくせをつけておくと、うっかりを防げます。

作り直しといっても、部署名と名前はそのままで、日付だけ確かめればすみます。慣れれば一分もかかりません。

使う前に気をつけたいこと

電子の日付印は便利ですが、知っておいてほしいことがあります。

まず、作った画像はあくまで見た目の印影です。本人が押したことを仕組みとして証明するものではありません。社内の確認や回覧のように「見たよ」という印として使うのに向いています。契約書のように大事な書類では、会社や取引先が決めたやり方に従ってください。

次に、電子の印を使ってよいかどうかは会社ごとに決まりがあります。はじめて使う前に、上司や総務の人に一度だけ確かめておくと安心です。

• 見た目の印影であって、本人確認の仕組みではない
• 電子の印を使ってよいかは社内の決まりを確認する
• 日付は押す日ごとに確かめる

名前や部署名を外に送らずに作れる

日付印には、部署名や名前といった自分の情報が入ります。できれば知らないところに送りたくない情報ですよね。

このツールは、ブラウザの中だけで印影を作ります。入力した部署名や名前がサーバーへ送られることはありません。会社のパソコンで使うときも、余計な心配をせずに済みます。

まとめ

電子の日付印は、上の段の部署名、真ん中の日付、下の段の名前を決めておけば、すぐに作れます。上下の段は短めにする、貼る大きさでも読めるか確かめる、日付は押す日ごとに確かめる。この3つを押さえておけば、きれいで間違いのない印に仕上がります。

印刷して押してスキャンする手間から解放されると、回覧や承認がぐっと楽になります。次に書類が回ってきたら、ぜひ試してみてください。